Os mistérios da folha de pagamento

Fique atento à folha de pagamentos dos funcionários do seu condomínio. Direcional Condomínios ouviu dois especialistas em recursos humanos para esclarecer as principais dúvidas dos síndicos sobre o assunto.

Um bicho-de-sete-cabeças. É assim que muitos síndicos vêem a folha de pagamento dos funcionários do condomínio. A menos que o gestor do edifício tenha experiência profissional na área de recursos humanos, os termos e cálculos utilizados para se chegar ao salário dos funcionários se transformam numa grande dúvida. O caminho, então, está aberto para erros, reclamações trabalhistas e mais despesas para o condomínio.

A folha de pagamento consiste na informação prestada ao síndico - seja preparada pela administradora ou por um contador contratados pelo condomínio -, do que foi pago a cada empregado. Já o hollerith (atualmente mais conhecido como recibo de pagamento) é o demonstrativo recebido por cada funcionário. Para montar a folha, são utilizados os dados constantes da folha de ponto (a maioria dos condomínios não tem relógio de ponto; a folha é preenchida manualmente). É importante que o síndico cheque as informações constantes da folha: por exemplo, os motivos que levaram um funcionário a sair da escala ou fazer determinado número de horas-extras. Assinada a folha, o síndico passa a ser conivente com as informações ali prestadas.

Para evitar problemas trabalhistas, os cuidados devem começar contratando o funcionário com a função adequada para o serviço realizado. Por exemplo: se o zelador irá cobrir a portaria, deve receber acúmulo de função (20% sobre o salário). “O maior erro dos condomínios é contratar um funcionário que irá acumular duas ou mais funções e não pagar acúmulo de função”, avalia Claudia Emiliana Gomes Silva, contadora com especialização em recursos humanos, treinamento e desenvolvimento, e responsável pelo setor de recursos humanos de uma administradora de condomínios. Claudia responde pela folha de pagamentos de 1200 funcionários. Contratar um faxineiro que exerça funções de outra categoria também é problemático. Um faxineiro que limpava o jardim do condomínio pode alegar numa reclamação trabalhista que essa não era sua função. “É melhor contratá-lo como auxiliar de serviços gerais, mais abrangente do que faxineiro. Um auxiliar pode limpar a piscina ou o jardim. Ele pode ser contratado com o piso da categoria, mais os 20% do acúmulo, que será mais interessante para o condomínio”, aponta Claudia.

Definida corretamente a função na qual o funcionário será registrado, é hora de cuidar das horas-extras. Se o funcionário do condomínio trabalha 48 horas semanais, enquanto a legislação obriga que se cumpram 44 horas semanais, ele já deve receber quatro horas-extras semanalmente. Se o funcionário não descansar no horário das refeições (é o caso de porteiros que ficam direto na portaria, sem intervalo para almoço ou jantar), deve ser paga mais uma hora por dia. As horas-extras a 50% são as realizadas em dias normais de trabalho. Segundo Valter Barbalarga, responsável pelo departamento de apoio e homologação do Sindicato dos Trabalhadores em Edifícios e Condomínios de São Paulo (Sindifícios), e com 15 anos de experiência no setor, é proibido ao empregado fazer mais do que duas horas-extras diárias. Em casos excepcionais, ele recomenda que seja feito um comunicado à Delegacia Regional do Trabalho, explicando os motivos do número de horas realizado. As horas-extras a 100% são pagas em feriados e folgas trabalhados. Já o Descanso Semanal Remunerado (DSR) é pago sempre que houver horas-extras no mês. Claudia explica que é somado o valor das horas-extras. Esse número é dividido pelos dias úteis e multiplicado por domingos e feriados para chegar ao DSR.

O biênio é outro item constante dos recibos de pagamento desconhecido por muitos síndicos. “Ele é um adicional por tempo de serviço”, informa Valter, do Sindifícios. Depois de dois anos de serviço, é acumulado 5% sobre o salário do funcionário. Valter lembra que todo adicional pago com habitualidade é incorporado inclusive no cálculo das horas-extras. É o caso do biênio, do acúmulo de função, do adicional noturno e do salário-habitação (adicional de 33% sobre o salário pago ao funcionário que reside no local). A contadora Claudia frisa que não se deve colocar valores aleatórios numa folha de pagamento. “Um erro comum nesse sentido é o empregador pagar cesta básica e vale-transporte no hollerith, enquanto o correto é pagar em espécie, não em dinheiro”, explica. Assim, uma ajuda de custo, paga mais de uma vez, é integrada ao salário. “Uma vez por ano pode ser paga uma ajuda de custo sem nenhum encargo. Mais do que isso, qualquer que seja o nome dado, prêmio, gratificação ou auxílio-condução, será incorporado ao salário”, orienta Valter.

As férias também costumam ser motivo de erros e cálculos inadequados. “Não existem férias trabalhadas, em hipótese alguma”, declara Claudia. Existem as férias de 30 dias e as férias pecuniares, quando o empregado tira primeiro 20 dias de férias e trabalha os 10 dias restantes. Não é permitido que o funcionário acumule duas férias vencidas. Claudia orienta que, quando faltar 45 dias para que as segundas férias vençam, é preciso que o empregado saia de férias imediatamente. Uma última recomendação: para o condomínio, sempre é mais barato contratar um folguista para cobrir as férias. É ilegal, também, que os funcionários trabalhem sem folga para cobrir férias de outro.

Valter, do Sindifícios, comenta que mesmo profissionais experientes de recursos humanos, mas que não estão acostumados a atuar na área de condomínios, têm dificuldades nos cálculos e na elaboração da folha. Muitos contadores não erram porque querem, mas por desconhecimento das particularidades que envolvem os funcionários de edifícios. “A área é complicada. Muitas administradoras nos procuram para corrigirmos a folha de pagamento”, conta. Para os síndicos que imaginam que o Sindifícios sempre procura defender o lado do empregado, Valter avisa: numa homologação, são identificados erros que podem tanto aumentar como diminuir o valor pago ao funcionário. O Sindicato está aberto, inclusive, a consulta de síndicos e administradores sobre dúvidas nas folhas de pagamento. A contadora Claudia também recomenda que o profissional responsável pela folha de pagamento de condomínios procure cursos para se atualizar. E ela lembra que a melhor folha de pagamento, além de correta, deve ser preventiva: “Deve ser feito um trabalho preventivo para evitar reclamações trabalhistas no futuro.”

Fonte: Revista Direcional