Guarda e Conservação de Documentos - Condomínio

Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser obrigatoriamente arquivados pelos  condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.

Devem ser guardados, durante 7 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS, CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.

Aos síndicos que estão assumindo o cargo pela primeira vez é aconselhável se inteirar de todo o histórico da documentação a fim de garantir o atendimento as diretrizes legais. Especial atenção merecem os documentos gerados pelo departamento pessoal, que são a imensa maioria, tais como: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, DARF de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, guias de recolhimento do INSS, FGTS e contribuições sindicais.

Alguns síndicos, principalmente os novatos, não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é imposta pela legislação e que em alguns casos o tempo regulamentado pode chegar a mais de três décadas e que outros nem sequer podem ser descartados, como os documentos inerentes a processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Além de muito valiosos para o histórico e controle, ainda servem como prova e garantia frente a futuras ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.

Com o aumento dos serviços operacionais e burocráticos, os responsáveis pelos condomínios já recorrem a serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos, principalmente agora que os condomínios foram transformados em uma espécie de agentes do fisco e estão constantemente na mira da Receita Federal.

O diretor de uma dessas empresas especializadas no gerenciamento dos documentos, assinala que já vem desenvolvendo trabalho de microfilmagem e digitalização para condomínios de vários municípios. Segundo ele, a lei confere maior responsabilidade à função do síndico que agora precisa ter sua atenção redobrada com relação a guarda dos documentos.

Sabendo da fragilidade dos documentos armazenados em papel e do riscos eminentes, ele ainda destaca que somente com o uso das avançadas tecnologias de microfilmagem e digitalização pode se garantir total integridade, segurança e longevidade aos arquivos. Esse fator deverá impulsionar crescentemente a contratação de empresas especializadas no setor, uma vez que o arquivo de documentos tornou-se obrigatório por força da lei e estabelece punições aos condomínios que não cumprirem a exigência legal. As providências de armazenamento impostas pela nova lei significam também, garantia de maior tranqüilidade para os condomínios e para os próprios condôminos.

DOCUMENTOS - PRAZO DA GUARDA
 
Apólices de Seguro de Vida
 05 anos após a vigência
 
DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSSL)
 07 anos
 
DARF PIS/Folha
 10 anos
 
DIRF
 07 anos
 
Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico)
 20 anos
 
GFIP (FGTS - RE / GR)
 35 anos
 
Folha de Pagamento
 35 anos
 
Folha de Ponto
 06 anos
 
Formulário CAGED
 10 anos
 
GR Contribuição Sindical / Assistencial
 07 anos
 
GPS
 35 anos
 
Hollerith / Recibo de Pagamento
 10 anos
 
Laudo PPRA
 20 anos
 
Livro de Inspeção do Trabalho
 Permanente
 
Processos Trabalhistas
 Permanente
 
Prontuários de Funcionários
 Permanente
 
RAIS
 Indeterminado
 
Recibo de Vale Refeição
 10 anos
 
Recibo de Vale Transporte
 10 anos
 
Dossiê (Convenção / Especificação)
 Permanente
 
Extratos Bancários
 06 anos
 
GPS - Seguridade Social
 10 anos
 
Livros de Atas de Assembléia
 Permanente
 
Orçamentos / Contratos de Obras
 Até o final da garantia
 
Pastas de Prestação de Contas
 10 anos
 
Plantas do Condomínio
 Permanente
 
Seguros de Incêndio - Apólices
 05 anos após a vigência
 
Fonte: Portal de Contabildade