Como administrar 28 condomínios sozinho

Para conseguir excelência no atendimento, uma empresa tem duas opções: investir em tecnologia adequada e organização ou aumentar sua estrutura. Mauro Domingos Vicentini, 54 anos, optou pela tecnologia e organização.

Mauro trabalha há quase quarenta anos em um escritório de contabilidade, que atualmente gerencia. À noite e nos finais de semana administra 28 condomínios. Sozinho. Ele trabalha e mora em Serra Negra, cidade turística de 24 mil habitantes no interior de São Paulo.

Formado em administração de empresas e contabilidade, Mauro não tem saudades do tempo em que a cobrança era feita em formulários pré- impressos pelo banco e que precisavam ser digitados à máquina um a um, ou dos relatórios também datilografados.

Atualmente, Mauro utiliza o Condor que o auxilia nas tarefas. “O programa Condor com certeza é o segredo para que eu possa realizar esta rotina sem problemas.” Ao dar baixa nos boletos, usando francesinha eletrônica, ele lança as despesas, faz o fechamento e emite as cobranças, realizando todas as tarefas utilizando o software . “Agora então, com o birô de impressão, meu tempo aumentou em 50%, pois não tenho que imprimir, dobrar, envelopar e postar os boletos .”, assegura Mauro.

Ele começou a administrar condomínios por acaso. Um dos seus clientes do escritório de contabilidade pediu ajuda para administrar alguns prédios. Depois disto, outros síndicos ficaram sabendo e o procuraram para administrar seus condomínios.

Com tantas atividades profissionais, Mauro ainda consegue encontrar tempo para jogar tênis e pescar nos finais de semana. Para viajar, é um pouco mais complicado: “Gosto muito de ir a Santos onde tenho apartamento, para caminhar na praia, embora tudo isto tem que ser previamente agendado. Como sou do bloco do “eu sozinho”, quando saio não tenho ninguém para fazer o serviços que ficam acumulados, e com certeza vou precisar de várias horas para recuperar.”,afirma Mauro.

Apesar dos compromissos no escritório contábil, ele organizou rotinas para gerenciar os condomínios e não atrapalhar suas atividades no escritório de contabilidade. Mauro separa as notas fiscais que são apresentadas para pagamento; no final de tarde emite os cheques para pagamento no dia seguinte; quando chega em casa, cada documento é guardado em caixa tipo arquivo morto, uma para cada condomínio, para posterior utilização na pasta do mês. No final do mês, colhe os extratos mensais em cada banco. Mauro utiliza o sistema de conciliação espelho, usando o extrato eletrônico, pois acredita que fica mais fácil e ágil a conferência por parte dos conselheiros do condomínio; se algum cheque emitido no mês ainda não foi compensado, ele não faz o lançamento de débito, depois faz os fechamentos e o conseqüente rateio de despesas.

A estratégia de trabalho de Mauro foi fundamental para ele conseguir oferecer um bom serviço aos seus clientes. A utilização de ferramentas adequadas como o software Condor e o Birô de impressão foi o diferencial que permitiu que seu modelo de trabalho funcione com eficiência.