O cronograma de trabalho é uma ferramenta que serve para gerir, por exemplo, uma equipe de um projeto. Este estará submetido a uma determinada sequência de tempo de execução, e isso para se certificar de que tudo está dentro de um prazo estabelecido.
É assim que um profissional vai definir a sequência de atividades, criando uma sequência e a relação que possuem entre si. Tudo passa a ser organizado de maneira lógica, respeitando o que precisa ser executado na ordem certa.
Também é uma forma de estipular a duração de cada atividade, de modo que elas sejam executadas dentro do prazo e dentro do tempo necessário de conclusão
Um profissional consegue controlar a realização das atividades, verificando se cada entrega foi realizada dentro do prazo estipulado e se a sequência ideal está sendo seguida.
Se algo estiver atrasado, um gerente de projetos pode adotar algumas ações que vão evitar dificuldades futuras. Se você sente que precisa organizar melhor seus trabalhos, não deixe de ler este artigo até o final.
Vamos apresentar o conceito de cronograma de atividades, os benefícios que ele pode trazer e como montá-lo do zero para adicionar à rotina.
O que é cronograma de atividades
O cronograma de atividades é uma ferramenta que ajuda a organizar os trabalhos, recursos e prazos de um projeto, por meio de um único diagrama visual.
É um importante instrumento de organização e planejamento que pode ser feito de várias maneiras, tais como:
- Em papel;
- Planilha;
- Software especializado;
- Representação geográfica.
Independentemente da ferramenta usada, o importante é que todos os envolvidos possam ter uma visão clara em relação às datas e prazos de entrega.
Para uma empresa especializada em estufa quente, o cronograma é útil, pois pode ser usado em qualquer projeto interno. Aliás, a ferramenta pode ser aplicada em uma família, para que todos os membros organizem as atividades diárias.
Um mestre de obras pode usá-la para entregar o projeto dentro do prazo, assim como negócios dos mais variados setores podem aproveitar todos os seus benefícios. Assim sendo, o cronograma é um recurso versátil e que ajuda em muitos sentidos.
Um de seus aspectos mais importantes é o tempo, que precisa ser sequenciado para que as entregas ocorram sempre dentro do prazo estimado.
Benefícios do cronograma de trabalhos
Qualquer ferramenta que tenha o controle e o gerenciamento de tarefas como ponto principal, traz muitos benefícios para as empresas e os profissionais.
A vantagem competitiva está no mapeamento e controle das atividades que serão desempenhadas, e dentre os benefícios está a possibilidade de estimar o tempo de cada tarefa.
Um fabricante de coifa industrial ilha consegue alocar seus recursos, aumenta o foco e a produtividade e se antecipa a falhas.
Qualquer organização gostaria de ter certeza em relação ao sucesso de um projeto, algo que está relacionado com prazos, orçamentos, recursos, ferramentas, mão de obra e equipamentos.
Por meio de um cronograma, fica mais fácil distribuir todos esses elementos e a maior satisfação consiste em poder fazer dos desafios um estímulo para vencer qualquer incerteza.
O gerenciamento do cronograma envolve processos necessários para que o projeto seja capaz de cumprir o prazo. Ao ter uma visão das atividades, suas relações e o período necessário para que sejam executadas, consegue orquestrar todos os elementos.
Dessa forma, eles se tornam coerentes e de acordo com a realidade da empresa. Para fazer o gerenciamento do cronograma, primeiro é necessário ter um planejamento estabelecendo políticas e procedimentos.
São eles que vão criar e acompanhar o cronograma, e o planejamento envolve a definição das atividades, seu sequenciamento, duração das tarefas, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma.
Com base nesse estudo prévio, desde o momento em que o cliente procura por revisão automotiva preço até a finalização do serviço, a oficina consegue aumentar sua produtividade.
Para outros negócios, ele é muito viável porque nem sempre o briefing de um projeto traz esclarecimentos em relação às atividades que precisam ser realizadas.
Quando existe uma observação atenta aos recursos disponíveis, assim como o conhecimento da equipe, os trabalhos se tornam mais proveitosos.
Como montar um cronograma de trabalho
Existem alguns passos essenciais que ajudam a montar um cronograma de trabalho impecável. São eles:
Definir o escopo do projeto
O escopo do projeto nada mais é do que um conjunto de trabalho que ajuda a construir o resultado do projeto. Ele deve ser bem detalhado e descrever tudo o que precisa ser feito.
É assim que o profissional saberá quais atividades precisam ser desenvolvidas para que o projeto seja entregue no prazo.
Construir a EAP
EAP é uma sigla para Estrutura Analítica do Projeto, uma representação gráfica que mostra os pacotes de entrega do trabalho. Ela envolve e observa as atividades levantadas pelo escopo, fazendo uma subdivisão de cada pacote em etapas menores.
Com isso, os profissionais de uma empresa de instalação de alarme monitorado 24 horas terão uma visualização de custos e tempo.
A estrutura tem como objetivo facilitar a comunicação entre as partes, tendo em vista que muitas vezes o cliente não consegue compreender a complexidade das entregas que envolvem o projeto.
Mas por meio de uma EAP, fica muito mais fácil ter essa visualização. Essa ferramenta é fundamental para o cronograma porque estabelece a hierarquia das tarefas, algo indispensável para sequenciá-las.
Criar uma sequência de tarefas
Sequenciar as tarefas de um projeto por meio da EAP se torna muito mais fácil, bastando observar a hierarquia existente entre elas e representada na estrutura.
O profissional saberá qual delas deve ser executada primeiro e quais serão trabalhadas depois, além disso, também entender quais são as tarefas que devem ser executadas paralelamente.
Uma oficina especializada em pintura de roda de carro deve descrever cada tarefa em detalhes e o que precisa ser feito em cada uma.
O detalhamento deve ocorrer em um nível adequado, visto que o excesso de detalhes pode confundir os profissionais e a falta deles também dificulta a compreensão do que deve ser realizado.
Quando a sequência estiver finalizada, chegou o momento de definir a duração de cada etapa, facilitando assim, a execução do projeto.
Definir a duração das atividades
O 4º passo para elaborar o cronograma de trabalhos é estimar a duração das atividades. Para determinar o tempo, é necessário considerar o nível de complexidade e dificuldade de cada tarefa.
Elas podem aumentar o tempo de entrega do projeto, por isso, procure estimar durações reais. De nada adianta colocar prazos curtos se os profissionais não puderem entregar a tempo.
Da mesma forma, não se deve estabelecer prazos muito longos, pois subestima a capacidade de entrega e a equipe acaba produzindo menos do que realmente poderia.
Nesse sentido, um fabricante de tapete de sinalização para extintor deve atribuir tarefas para cada um e a partir disso definir a duração das atividades.
Distribuir as tarefas para os responsáveis
Cada tarefa precisa ter um responsável, pois isso evita atrasos que prejudicam o projeto como um todo. Todas elas precisam ter um dono, e em casos de atrasos, sempre haverá alguém responsável e que vai responder por isso.
Depois de fazer a distribuição, todos os profissionais devem ser informados e identificados, para que assim possam colocar em prática seus trabalhos.
Construir um cronograma
Depois que um fabricante de proteção para pintura automotiva passar por todas as etapas anteriores, finalmente está pronto para construir o cronograma graficamente.
A melhor forma de fazer isso é por meio de uma linha do tempo que divide as tarefas pelo tempo necessário em sua execução. Isso acaba facilitando a compreensão de todos em relação àquilo que precisa ser feito.
A linha do tempo pode ser elaborada por meio de post-its e papéis, mas, caso prefira, a organização pode usar o programa de gestão de projetos, visto que oferecem uma boa visualização para todos os envolvidos.
Para um fabricante de volantes industriais, uma das maiores vantagens de usar um software exclusivo para a criação de cronogramas de projetos é o fato de que ele pode ser acessado pelos profissionais de qualquer lugar e a qualquer momento.
Para as equipes remotas, é uma excelente oportunidade de manter o trabalho alinhado, mesmo que não estejam todos os dias dentro da empresa.
Considerações finais
O dia a dia de trabalho das empresas exige organização, foco e respeito aos prazos, e a melhor forma de fazer isso é por meio de um cronograma que organize todas as atividades e a maneira como elas precisam ser executadas.
Seguindo os passos mostrados neste conteúdo, seu negócio terá mais facilidade para organizar os processos internos, melhorar os projetos e garantir a satisfação dos clientes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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